Excelスキルと活用する視点

最近業務の効率化のため自分のExcelスキルを見直しています。

他の方が作ったExcelシートを見ていると、頭のいい使い方するなぁとか自分では絶対思いつかないよなぁとか思うことがあります。

関心すると同時に嫉妬することもあります。

この視点はどうやって身につけたんだろう…と。

さて問題です

例としてこういうものがあります。

ちょっと考えてみてください。

問題自体はとてもシンプルです。

以下の住所のリストから都道府県名だけを抜き出すとき、どうしますか?(関数を使って)

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このような数行ならベタ打ちで問題ありませんが、100行とか1,000行とかになると泣きたくなりますよね(笑)

まず思い浮かぶのがLEFT関数を使って左側から〇文字抜き出すやり方。

しかし、これで左から3文字抜き出すとこうなります。

D2セルにはこう入力しました。

=LEFT(B2,3)

image

これですと、神奈川と和歌山の「県」が表示されません。

 

次に左から4文字抜き出すとこうなります。

D2セルにはこう入力しました。

=LEFT(B2,4)

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これですと、神奈川と和歌山の「県」は表示されるものの、ほかの欄で余計な字が抜き出されます。

隠れた前提を見抜かないといけない

実は全部同じ数式で完結するためには都道府県のある法則に気づかないといけません。

それは・・・

・都道府県には3文字と4文字がある。(これはみんな知っている)

4文字の都道府県(3つ)は最後が「県」で終わるものしかない。(和歌山県、鹿児島県、神奈川県)

この2つ目がキモです。

以上から、論理式として、「左から数えて4文字目に「県」がある場合は左から4文字を抜き出して、そうでない場合は左から3文字を抜き出す」ということをすれば解決します。

数式だと

=IF(MID(B2,4,1)=”県”,LEFT(B2,4),LEFT(B2,3))

MID関数はMID(文字列、開始位置、文字数)の値を表示しますので、文字列の4文字目から1文字が「県」ならば・・・という数式になっています。

見事、目的を達成することができました。

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何が問題か気づく視点が大切

これはよくある例ですので、ググれば知識として出てくるレベルの話ですが、最初に思いついた人はすごいなと思いますし、仕事としてはこういう部分が将来的にAIに取って代わられない部分ではないかと。

前期比、予算比もなんのために分析しているのか?

前任者がやってたから・・・ではヤバい。

Excelの単なる作業員だと便利屋のままで給料も上がりませんし、これからもっと自動化されてしまいますからね。

今日は問題の本質にすばやくたどり着くために、着眼点、視点に気をつけようと改めて思った次第です。

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ABOUTこの記事をかいた人

1977年岡山県生まれ。 横浜国立大学卒業後、大手住宅メーカー、税理士事務所を経て独立開業。自分のクライアントを100%黒字経営とキャッシュリッチにすることをモットーに、税務会計に留まらない経営者のよき相談相手として日々奮闘中。 趣味:絵を描くこと、読書